Mandare fax via internet: partiamo dalla redazione

Dal momento che il fax è ormai utilizzato unicamente per l’invio di  usato documenti ufficiali, mappe ed altre comunicazioni che per qualunque motivo non si adattano alle e-mail, è necessario considerare il fatto che necessitano di una particolare struttura. Coloro che scelgono di inviare fax online devono in ogni caso essere coscienti delle differenti necessità strutturali rispetto ad un normale messaggio di posta elettronica. In particolare, voglio concentrarmi sui suggerimenti per la copertina (detta anche fax cover) di accompagnamento.

mandareFaxViaInternetRedazione

In ogni ufficio giungono ancora molti fax. Il vantaggio del fax online in questo senso è enorme, in quanto permette un evidente vantaggio economico ed una maggiore mobilità. Tuttavia, anche nel caso della ricezione di fax via internet,spesso l’indirizzo mail su cui si ricevono i fax funge da punto di raccolta comune a più persone, pertanto la copertina servirà a non far perdere il nostro documento tra gli altri e a chiarire subito a chi è destinato.

Vediamo quindi quali sono gli elementi necessari per mandare fax via internet. In particolare, la copertina del fax on line dovrà contenere:

1.Data e luogo di partenza
2.Mittente (organizzazione d’appartenenza e persona )
3.Numero di fax del mittente
4.Destinatario (organizzazione o azienda,seguita dalla dicitura “all’attenzione di” + nome e cognome della persona)
5.Oggetto dell’invio
6.Motivo dell’invio, raccomandazioni, aspettative per il seguito, saluti.

Inoltre, se la vostra azienda ha una grafica coordinata, realizzate anche la fax cover secondo gli stessi criteri: logo, colori aziendali, format…Se non ci avevate ancora pensato, chiamate il vostro grafico di fiducia che in poco tempo vi confezionerà una copertina coordinata. Sono punti in più per la vostra immagine!
A questo punto, vanno inseriti gli allegati, cioè i documenti che si desidera inviare con il nostro fax via internet. È possibile inserire documenti in tutti i principali formati (word, excel, pdf,…), entro i limiti delle dimensioni concesse dal vostro provider di fax via mail.

Siete dunque pronti all’invio. Il vostro fax giungerà sicuramente a destinazione e, se previsto, riceverete anche una conferma di corretto invio del vostro messaggio. Indipendentemente che il destinatario utilizzi o meno un sistema di fax online, il fax da voi inviato giungerà certamente con una risoluzione migliore rispetto ad un messaggio spedito attraverso un apparecchio di fax tradizionale.

 

Annunci

Informazioni su Telecom News

News : Services & Telecom solutions entreprises : Fax Internet, Conference Call, Video Conference, Voice Over IP & VoIP ...
Questa voce è stata pubblicata in Fax via Internet, News, Tecnologia, Telecomunicazioni. Contrassegna il permalink.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...